¿Alguna vez has tenido que viajar sólo para firmar un contrato o documento? ¿o mandarlo por mensajería interminablemente hasta que cada parte haya firmado? ¿Cómo firmas un NDA (acuerdo de confidencialidad o no divulgación) con un posible cliente o proveedor antes de compartir tu información? ¿Cómo firmas las minutas de las juntas una vez que todos se retiraron? ¿y si la junta fue virtual? ¿Cómo firmas un contrato con una persona o empresa en otra ciudad?
Firmar un documento (por ejemplo: la minuta de una reunión) estando todos juntos es fácil, pero estando separados (por ejemplo, después que termina la junta).
No todas las personas tienen en su casa impresora y escáner para imprimir un contrato, firmarlo, y escanearlo para devolverlo por correo, además de perder validez por ser la copia de un documento original. Otros no están dispuestos, por el gasto de papel que implica (ecología), por el gasto de mensajería o por el tiempo involucrado en todo el proceso.
El problema se agudiza cuando el documento debe ser firmado por varias
personas; algunas veces se termina enviando el documento por mensajería
para que cada una de las partes lo firme, lo cual es un gran gasto de
dinero y pérdida de tiempo; otras se enviará por correo electrónico una
aceptación escrita. Una aceptación por correo no tiene la validez legal
de una firma autógrafa o electrónica, por lo que en caso de juicio
podría ser fácilmente negada (repudiada).
Actualmente
la ley de Firma Electrónica Avanzada que entró en vigor el 6 de enero
de 2012, reconoce la Firma Electrónica con la misma validez jurídica que
la firma autógrafa.
Artículo 7. La firma electrónica avanzada podrá ser utilizada en documentos electrónicos y, en su caso, en mensajes de datos. Los documentos electrónicos y los mensajes de datos que cuenten con firma electrónica avanzada producirán los mismos efectos que los presentados con firma autógrafa y, en consecuencia, tendrán el mismo valor probatorio que las disposiciones aplicables les otorgan a éstos.
Ley de Firma Electrónica Avanzada
Además el “Semanario Judicial de la Federación” publicó el 6 de diciembre del 2019 lo siguiente:
Los documentos privados deben de cumplir con el requisito de “fecha cierta” en documentos presentados ante la autoridad fiscal, que es requisito indispensable para que los documentos tengan valor probatorio.
Semanario Judicial de la Federación
Esto significa que la autoridad no aceptará como válida, documentación que no tenga fecha cierta, o sea, que para acreditar la existencia de una operación sólo se aceptarán documentos que hayan sido notariados o firmados digitalmente en la fecha del acto.
Firma Electrónica de Documentos
En FCM tenemos una solución para la firma de documentos a distancia mediante la Firma Electrónica que nos proporciona las siguientes ventajas:
- La firma garantiza la inmutabilidad del acto (integridad), por lo tanto cualquier modificación en la información invalida la firma y es fácilmente detectable.
- Disminución de tiempo de ejecución en la firma de documentos, evitamos mensajería ni requiere desplazamientos físicos de los firmantes.
- Se puede definir el flujo y orden de los firmantes.Se puede firmar desde cualquier dispositivo en el que se tenga la Firma Electrónica.
- Se puede firmar desde cualquier dispositivo en el que se tenga la Firma Electrónica.
- Eliminación de documentación física (No más papel).
- El documento ya contaría con la fecha de firma o la fecha en que se realizó el acto de todos los firmantes.
Una vez implementado el sistema de Firma Electrónica, se podrán generar documentos digitales firmados con total validez jurídica, con la confianza y garantía que puede aportarnos veracidad en cualquier operación comercial, agilizando el envío y la recepción del documento en cuestión.
También tenemos la opción de validar esa firma no solo con particulares sino registrar la firma ante el Registro Público de la Propiedad.
Contáctanos para una información más detallada de nuestro servicio 5682-0041 y 7591-0062 katya@fcm.com.mx
Fuentes:
http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/ref/lfea/LFEA_orig_11ene12.pdf
http://www.dof.gob.mx/nota_detalle.php?codigo=5457756&fecha=21/10/2016
