Cuando hablamos de espacio y ubicación sobre todo para guardar y consultar documentos siempre pensamos en un lugar con suficiente espacio para organizar archivos, que cuente con un fácil desplazamiento y si es posible en el mismo lugar de trabajo para poder consultarlo cuando se requiera; sin embargo esta solución tradicional sigue siendo un tanto obsoleta, costosa e inadecuada para la modernidad que nos consume diariamente.
Almacenar grandes cantidades de papel y clasificarlo requiere de espacios y un control humano que en muchas ocasiones resulta insuficiente, desordenado, absorbe y con un costo extra para la empresa. Se piensa que con tener las cajas de archivo y la documentación física a la mano se tiene un control más directo sobre el contenido de cada archivo, sin embargo no es así.
Con la aplicación de instrumentos adecuados de digitalización, y un archivo virtual, una gran parte de recursos podrán ser reenfocados a otras áreas productivas de la empresa generando mejores resultados en la producción y el control de documentos.
La digitalización electrónica comprende el cambio de formatos en físico a archivos digitales para un manejo rápido y de constante información fluida que se puede consultar en todo momento, ya que se puede trasladar un archivo a cualquier parte y disponerlo para que su consulta sea restringida a personal autorizado generando seguridad a los archivos que maneja la empresa.
En la actualidad existen tres tipos de escaneo: escaneo gráfico o de imagen; escaneo de reconocimiento óptico de caracteres (OCR); escaneo mixto.
Están basados en las tecnologías de la información permitiendo concentrar grandes cantidades de información en una sola zona de gestión, mejorando considerablemente, reduciendo las incidencias que se generan al momento de consultar físicamente los documentos.
Aquí te presento algunas de las ventajas que puedes obtener al contratar un servicio de digitalización electrónica.
- Acceso en cualquier momento a sus documentos
- Fácil acceso y consulta
- Optimización de los tiempos de consulta
- Conservación de archivos
- Cero pérdida de documentos
- Disminución del consumo de papel
- Acceso solo a personal autorizado
- Ningún espacio físico de almacenamiento de documentos en papel
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